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"Si sta come d'autunno
sugli alberi le foglie" Giuseppe Ungaretti
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Titolare del trattamento è E2e S.r.l.s. – Società a responsabilità limitata semplificata, con sede in Via San Francesco d'Assisi, 1 - 24121 Bergamo, P. IVA 04183510165, in qualità di gestore del portale "Il Commiato" (di seguito, anche solo "Titolare", "E2e" o "Portale").
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Ulteriori indirizzi operativi del Portale sono: agenzie@ilcommiato.it per le comunicazioni con le agenzie funebri e notifiche@ilcommiato.it per l'invio di comunicazioni automatiche dal sito.
Le richieste relative alla protezione dei dati personali e all'esercizio dei diritti possono essere inviate all'indirizzo privacy@ilcommiato.it.
La presente Privacy Policy descrive le modalità con cui E2e tratta i dati personali delle persone fisiche che interagiscono con il portale "Il Commiato", ivi inclusi utenti del sito, richiedenti informazioni, iscritti alla newsletter, soggetti che richiedono la pubblicazione di annunci, anniversari, ricordi, partecipazioni o contenuti analoghi, referenti di agenzie funebri, partner commerciali e soggetti che compiono altre interazioni mediante il portale.
La Policy si applica ai trattamenti effettuati tramite il sito web, i moduli online, le comunicazioni via e-mail, i contatti telefonici e ogni altro canale collegato ai servizi del Portale. Rientrano altresì nell'ambito della presente Policy, se effettivamente attivati, le funzionalità di iscrizione alla newsletter, l'eventuale area riservata ad accesso autenticato per agenzie funebri e operatori professionali e gli ulteriori canali digitali utilizzati dal Titolare per l'erogazione dei servizi del Portale.
In conformità all'art. 2-terdecies del d.lgs. 196/2003, come modificato dal d.lgs. 101/2018, i diritti di cui agli artt. 15–22 del Regolamento (UE) 2016/679, riferiti ai dati personali concernenti persone decedute, possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio, o agisce a tutela dell'interessato, in qualità di suo mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione, salvo i limiti previsti dalla legge e salvo l'eventuale divieto espresso dall'interessato nei casi consentiti dalla normativa.
| Finalità | Base giuridica | Esempi di dati trattati |
|---|---|---|
| Gestione delle richieste di contatto, informazioni e assistenza | Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (misure precontrattuali o contrattuali). Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (legittimo interesse) ove necessario per gestire contatti successivi e tutela del Titolare. | Dati identificativi, recapiti, contenuto della richiesta. |
| Gestione delle pubblicazioni (annunci, anniversari, ricordi, partecipazioni e contenuti collegati, inclusi invio di e-mail di riepilogo, conferma inserimento e attività di moderazione) | Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (esecuzione del servizio richiesto). Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (legittimo interesse) per verifica, moderazione e gestione di contestazioni. | Dati del richiedente, dati di ordine, contenuti da pubblicare, immagini, e-mail di conferma. |
| Gestione e mantenimento dell'archivio storico del Portale e delle pagine commemorative | Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR per la gestione del servizio richiesto; art. 6, par. 1, lett. f) GDPR per il legittimo interesse a preservare la funzione memoriale e archivistica del Portale. | Contenuti pubblicati, dati identificativi del richiedente, metadati di pubblicazione, dati relativi a richieste di rettifica, oscuramento o rimozione. |
| Gestione amministrativa, contabile, fiscale e civilistica dei rapporti con clienti, agenzie, fornitori e partner | Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR (obbligo legale) e art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (esecuzione del contratto). | Dati di fatturazione, estremi dei pagamenti, identificativi o riferimenti di transazione, corrispondenza amministrativa. |
| Invio della newsletter e di comunicazioni informative richieste dall'utente | Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR (consenso) salvo diverso presupposto previsto dalla legge. | Indirizzo e-mail, richieste di disiscrizione e, ove rese disponibili dalla piattaforma esterna Mailchimp, statistiche di interazione con la newsletter. |
| Tutela dei diritti del Titolare, gestione di reclami, contestazioni, richieste dell'autorità e prevenzione di usi illeciti | Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (legittimo interesse) e, ove applicabile, art. 6, par. 1, lett. c) GDPR. | Log, corrispondenza, dati contenuti in reclami e segnalazioni. |
| Funzionamento tecnico del sito, sicurezza informatica, manutenzione, backup, logging e prevenzione frodi | Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (legittimo interesse del Titolare a garantire sicurezza e disponibilità del Portale); per cookie e strumenti non tecnici si rinvia alla cookie policy. | Log tecnici, dati di navigazione, informazioni sul dispositivo, log di autenticazione, dati relativi ai controlli CAPTCHA. |
| Area riservata per agenzie funebri e operatori professionali | Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (gestione del rapporto contrattuale); art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (sicurezza del Portale, controllo accessi, tracciabilità, prevenzione abusi). | Dati identificativi e professionali dei referenti, dati di account e credenziali, log di accesso, dati relativi a richieste, ordini, pubblicazioni e situazione contabile. |
Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari nei moduli del Portale è indispensabile per poter dare seguito alle richieste dell'utente, pubblicare i contenuti richiesti, gestire gli ordini, fornire assistenza o adempiere ad obblighi di legge. L'eventuale mancato conferimento può comportare l'impossibilità di erogare il servizio o di completare la richiesta.
Il conferimento è altresì necessario per l'attivazione e l'utilizzo dell'eventuale area riservata per agenzie funebri e operatori professionali, nei limiti dei dati richiesti per l'identificazione, l'autenticazione e la gestione del rapporto.
Il conferimento dei dati per finalità facoltative, quali ad esempio l'iscrizione alla newsletter o eventuali funzionalità non necessarie, è libero; il mancato conferimento non pregiudica la fruizione dei servizi principali, salvo quanto espressamente indicato di volta in volta. Resta inteso che l'iscrizione alla newsletter richiede uno specifico consenso e può essere revocata in qualsiasi momento con le modalità indicate nella presente Policy.
Il Portale è destinato alla pubblicazione online di annunci, necrologi, anniversari, ricordi, partecipazioni e altri contenuti commemorativi. I contenuti pubblicati sono, per loro natura, destinati alla consultazione da parte del pubblico e possono risultare accessibili a una pluralità indeterminata di utenti.
Chi invia contenuti destinati alla pubblicazione dichiara, sotto la propria responsabilità, di avere titolo a comunicarli e a richiederne la pubblicazione, impegnandosi a non inserire dati inesatti, eccedenti, diffamatori, illeciti o comunque non pertinenti rispetto alla finalità commemorativa e informativa del Portale. Il richiedente è altresì invitato a non inserire, salvo stretta necessità, liceità e legittimazione, categorie particolari di dati o dati giudiziari riferiti a soggetti viventi.
Qualora un utente, un familiare, un conoscente o un'agenzia funebre inserisca o trasmetta dati personali relativi ad altri soggetti viventi, il medesimo garantisce di essere legittimato a tale comunicazione e di avere informato, ove necessario, gli interessati ai sensi della normativa applicabile. Il Titolare si riserva di richiedere chiarimenti, documentazione o conferme e di non pubblicare, sospendere, oscurare o rimuovere contenuti nei casi in cui emergano dubbi circa la liceità, correttezza o pertinenza dei dati trasmessi. Il Titolare resta estraneo ai rapporti interni tra il richiedente e i terzi eventualmente menzionati nei contenuti e si riserva di intervenire, anche in via cautelativa, ove riceva segnalazioni circostanziate circa l'inesattezza, l'eccedenza o l'illiceità dei dati pubblicati.
Il trattamento è effettuato con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate e con l'adozione di misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi degli artt. 24, 25 e 32 del GDPR. Il Portale è sviluppato su software su misura ed è ospitato su infrastrutture cloud localizzate in Italia; sono inoltre utilizzati backup automatici, sistemi CAPTCHA, logging tecnico, blocco dei tentativi di accesso su base IP per l'area riservata e ulteriori misure di sicurezza multilivello.
I dati possono essere trattati da personale interno autorizzato e da soggetti esterni che operano per conto del Titolare, nominati, ove necessario, responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, oppure che operano come autonomi titolari in base al rapporto instaurato. La mera presenza sul Portale di schede, recapiti professionali o pagine dedicate ad agenzie funebri, case del commiato o altri operatori non comporta, di per sé, comunicazione a tali soggetti dei dati personali degli utenti del Portale, salvo che ciò sia necessario per dare seguito a una specifica richiesta dell'interessato o sia espressamente previsto dal servizio richiesto.
Per la gestione dei pagamenti relativi ai servizi offerti tramite il Portale, il Titolare si avvale attualmente di PayPal e di sistemi di pagamento gestiti da Nexi. In entrambi i casi l'utente viene reindirizzato verso pagine esterne del relativo fornitore di pagamento, che opera secondo le proprie condizioni contrattuali e informative privacy.
I dati strettamente necessari all'esecuzione della transazione sono trattati direttamente dai rispettivi fornitori di pagamento secondo le relative informative privacy, in qualità di autonomi titolari del trattamento o secondo il diverso ruolo privacy concretamente applicabile al servizio prestato.
Il Titolare non acquisisce né conserva i dati completi degli strumenti di pagamento utilizzati dall'utente. A seguito della transazione, il Titolare riceve esclusivamente dati di ritorno quali nome, e-mail, importo, esito, ID transazione, riferimento ordine ed eventuali ultime cifre dello strumento di pagamento, nei limiti necessari alla gestione dell'ordine, agli adempimenti amministrativo-contabili e alla gestione di reclami o contestazioni.
L'utente è pertanto invitato a consultare, prima di procedere al pagamento, le informative privacy rese disponibili dai rispettivi fornitori di servizi di pagamento.
Il Portale mette a disposizione di agenzie funebri e altri operatori professionali un'area riservata ad accesso autenticato. Allo stato, per ciascuna agenzia è previsto un solo account utente, riferito a un referente professionale individuato dall'agenzia stessa.
Per l'attivazione dell'account sono richiesti, di regola, ragione sociale, nominativo del referente, e-mail, numero di telefono e dati societari necessari alla fatturazione. Tramite l'area riservata è possibile inserire, modificare ed eliminare annunci, ringraziamenti, anniversari e partecipazioni, nonché consultare la propria situazione contabile. Gli utenti dell'area riservata possono accedere esclusivamente ai propri dati e alle informazioni riferite alla propria agenzia.
Il trattamento è effettuato per consentire l'attivazione e la gestione dell'account, l'autenticazione degli utenti autorizzati, l'erogazione dei servizi richiesti, la gestione amministrativa e contrattuale del rapporto, nonché per esigenze di sicurezza, controllo degli accessi, tracciabilità delle operazioni, prevenzione di utilizzi impropri o abusivi e tutela dei diritti del Titolare.
La base giuridica del trattamento è costituita dall'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, per quanto necessario all'esecuzione di misure precontrattuali e del rapporto contrattuale con l'agenzia o l'operatore, nonché dall'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, per quanto concerne la sicurezza del Portale, la protezione dell'area riservata, la registrazione degli accessi e la tutela del Titolare in caso di anomalie, contestazioni o abusi.
L'agenzia è tenuta a utilizzare l'area riservata esclusivamente tramite soggetti interni debitamente autorizzati e a custodire con diligenza le credenziali di accesso. È inoltre attivo un meccanismo di blocco dei tentativi di accesso su base IP.
Il Portale è ospitato su infrastrutture localizzate in Italia: il server di origine è nella webfarm di Seeweb S.r.l. a Frosinone; i backup settimanali sono conservati nella server farm di Seeweb S.r.l. a Milano e i backup giornalieri su infrastrutture Aruba S.p.A. nella server farm di Arezzo. Allo stato, hosting e backup del Portale risultano quindi collocati nell'Unione europea.
In tali casi, il Titolare adotterà le garanzie appropriate previste dagli artt. 44 e ss. GDPR, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre basi legittimanti applicabili.
Resta fermo che alcuni servizi terzi utilizzati dal Portale, quali servizi di pagamento elettronico, analytics, CDN, CAPTCHA o eventuali piattaforme esterne per newsletter, possono comportare trattamenti o trasferimenti verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo; in tali casi il Titolare si assicura che siano adottate le garanzie previste dagli artt. 44 e ss. GDPR.
I dati personali sono conservati per un arco di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per cui sono raccolti e successivamente trattati, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione.
| Categoria / finalità | Periodo di conservazione indicativo |
|---|---|
| Dati di contatto inviati tramite form o e-mail per richieste informative | Per il tempo necessario a gestire la richiesta e, di norma, non oltre 12 mesi dall'ultimo contatto, salvo necessità di ulteriore conservazione per contestazioni o richieste connesse. |
| Dati relativi a ordini, fatture, pagamenti e documentazione amministrativo-contabile | Di norma per 10 anni dalla relativa registrazione o dal diverso termine previsto dalla legge e, comunque, per l'ulteriore periodo necessario alla difesa dei diritti del Titolare. |
| Dati relativi all'iscrizione alla newsletter | Fino a revoca del consenso, alla disiscrizione o alla cessazione del servizio. Allo stato del piano utilizzato, le statistiche rese disponibili dalla piattaforma esterna di invio possono essere consultate fino a 30 giorni dall'invio. |
| Log tecnici e dati di sicurezza | Per periodi differenti in ragione della specifica finalità tecnica e di sicurezza. Allo stato, i log di accesso generale e degli errori tecnici sono conservati per circa 3 giorni; i log di debug relativi a specifiche funzionalità per circa 1 mese; i log/tentativi di accesso all'area riservata agenzie per 1 anno. |
| Dati e contenuti relativi a necrologi, annunci, anniversari, ricordi e pagine commemorative pubblicate sul Portale | A tempo indeterminato, fino a cancellazione manuale, coerentemente con la funzione memoriale, informativa e archivistica del Portale, salvo richiesta di rimozione o oscuramento valutata dal Titolare. |
| Dati usati per la gestione di reclami, contenziosi, richieste dell'autorità o esercizio di diritti | Per il tempo necessario alla definizione della pratica e, successivamente, per la durata occorrente alla tutela dei diritti del Titolare. |
| Dati relativi all'area riservata per agenzie funebri e operatori professionali | Per tutta la durata del rapporto e, successivamente, per il periodo necessario alla gestione amministrativa e alla tutela dei diritti del Titolare. I log/tentativi di accesso all'area riservata sono attualmente conservati per 1 anno. |
Il Portale consente agli utenti che ne facciano richiesta di iscriversi alla newsletter del servizio “Il Commiato”, al fine di ricevere via e-mail aggiornamenti periodici relativi agli annunci pubblicati sul Portale, inclusa la comunicazione giornaliera degli annunci inseriti nelle precedenti 24 ore.
Le iscrizioni alla newsletter sono gestite tramite la piattaforma esterna Mailchimp e, allo stato, i dati di iscrizione non risultano archiviati nel database del sito.
Per tale finalità il Titolare tratta principalmente l'indirizzo e-mail dell'interessato. Nelle comunicazioni inviate è presente un link di disiscrizione. Allo stato non risulta attiva una procedura di double opt-in. La piattaforma può inoltre rilevare statistiche di interazione con la newsletter, quali il tracciamento dei click sui link contenuti nelle e-mail.
Per la gestione tecnica della newsletter il Titolare si avvale della piattaforma Mailchimp. Per ulteriori informazioni sul trattamento dei dati effettuato tramite tale piattaforma, si rinvia anche alla relativa informativa privacy del fornitore.
La base giuridica del trattamento è il consenso dell'interessato, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a) del Regolamento. Il conferimento dell'indirizzo e-mail è facoltativo, ma il mancato conferimento impedisce l'iscrizione alla newsletter.
I dati saranno conservati fino alla revoca del consenso, alla disiscrizione dal servizio o alla cessazione della newsletter, fermo restando che, allo stato del piano utilizzato, le statistiche rese disponibili dalla piattaforma possono essere consultate fino a 30 giorni dall'invio.
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Ultimo aggiornamento: Giugno 2026